Politique de confidentialite et de protection des renseignements personnels — full text

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 1323c2a0ad54 · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

Politique de Confidentialité et de Protection des Renseignements Personnels Adoptée à la séance ordinaire du Conseil de la Ville de Waterville du 5 septembre 2023 5483-2023-09-05 Modifiée par la résolution 5528-2023-11-06 Adoptée à la séance ordinaire du Conseil de la Ville de Waterville du 6 novembre 2023 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE ............................................................................................................................. 3 1. ÉNONCÉ .......................................................................................................................... 4 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE ............................................................................................ 4 3. PORTÉE ET ENGAGEMENT ............................................................................................... 4 4. PRINCIPES GUIDANT L'APPLICATION ................................................................................... 5 5. APPLICATION DE LA POLITIQUE ....................................................................................... 5 6. INCIDENT RELIÉ À LA CONFIDENTIALITÉ ................................................................................. 6 7. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES .......................................................................... 8 8. FORMATION ET SENSIBILISATION ........................................................................................... 8 9. PRATIQUES DÉCOULANT DE LA POLITIQUE ......................................................................... 10 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3 Préambule L'adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, chapitre 25) positionne le Québec à l'avant-garde en matière de protection des renseignements personnels. L'envergure de la modernisation des lois en cette matière répond aux attentes des Québécoises et des Québécois ainsi qu'aux défis posés par les avancées technologiques. «Les technologies de l'information sont devenues des outils de travail et de développement indispensables au cours des dernières années. Nous rehaussons la protection accordée aux renseignements personnels des Québécoises et des Québécois, pour tenir compte des nouvelles technologies qui utilisent ces renseignements, dont les médias sociaux. Notre gouvernement est fier de prendre les grands moyens afin de protéger adéquatement la vie privée des individus sur les plateformes numériques.» selon le ministre Éric Caire, responsable de l'Accès à l'information et de la Protection des renseignements personnels et ministre délégué à la Transformation numérique gouvernementale. Les principaux objectifs de la loi sont : la transparence, le consentement et la divulgation. Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier. Certains ont un caractère public et ne sont pas confidentiels, comme par exemple un nom, titre, numéro de téléphone professionnel, échelle salariale à titre de membre du personnel d'un organisme public, etc. Les renseignements protégés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. Voici quelques exemples non limitatifs : le nom, l'adresse, le cellulaire, l'origine ethnique, la religion, l'état matrimonial et le niveau d'instruction; l'adresse électronique, les messages de courriel et l'adresse IP, etc. Les renseignements personnels sensibles le sont par leur nature ou en raison du contexte de leur utilisation ou communication. Citons à titre d'exemples : la condition médicale, des renseignements biométriques ou financiers, etc. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 4 1. ÉNONCÉ En conformité avec sa mission, sa vision, ses orientations stratégiques et sa culture organisationnelle, la Ville de Waterville s'engage à ne donner accès qu'à un nombre restreint de personnes aux renseignements personnels sensibles qu'elle peut détenir. Bien que la Ville ne puisse garantir la perte, l'emploi abusif ou la modification de ce type de données, elle s'engage à ne ménager aucun effort et à utiliser toute son expertise afin que de tels incidents ne puissent survenir. La Ville de Waterville comprend toute l'importance qu'une personne accorde à sa vie privée et sait aussi que pour gagner la confiance de ses partenaires, citoyens, clients, fournisseurs et employés, elle doit faire des efforts constants et soutenus. La multiplication des supports électroniques rend nécessaire l'adoption de nouvelles mesures de protection de la vie privée. Non seulement la Ville de Waterville accueille favorablement l'adoption de cette loi, mais le personnel de la Ville est continuellement à la recherche de nouveaux moyens permettant d'assurer la protection des renseignements personnels dont la Ville dispose et leur utilisation responsable et respectueuse. 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La politique de la Ville de Waterville est conçue pour veiller à ce que la Ville respecte ses obligations en vertu de la Loi en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels durant le cycle de vie de l'information. Cela signifie, entre autres, de veiller à la protection des renseignements personnels en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre les risques tels que la collecte, le stockage ou rangement, l'utilisation, la divulgation et le déclassement, de même que l'accès non autorisés de ces renseignements. La Politique de confidentialité de la Ville de Waterville vise les objectifs suivants : - Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par tout moyen technologique ; POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5 - Protéger la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par la Ville tout au long de son cycle de vie ; - Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout renseignement personnel, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Ville ; - Assurer la confiance du public en la Ville, faire preuve de transparence concernant le traitement des renseignements personnels et les mesures de protection des renseignements personnels appliquées par la Ville de Waterville et leur donner accès lorsque requis. 3. PORTÉE ET ENGAGEMENT La Ville de Waterville, par l'adoption de la présente politique s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels et à les utiliser seulement dans le cadre de ses activités, conformément au cadre législatif. La confiance du grand public et des partenaires est importante. Pour maintenir cette confiance, la Ville s'engage à faire preuve de transparence et être responsable de la gestion adéquate des renseignements qu'elle détient ou pourra détenir. La présente politique s'applique à l'ensemble du personnel de la Ville de Waterville. 4. PRINCIPES GUIDANT L'APPLICATION Transparence La Ville doit avoir des directives et des pratiques claires en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels et elle doit rendre ces directives et pratiques facilement accessibles aux tiers. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 6 Garde Le/la greffier(ère)-trésorier(ère) de la Ville est désignée le gardien des renseignements personnels et elle doit les traiter avec tout le soin et toute l'attention nécessaires pour respecter le droit à la confidentialité et à la vie privée ainsi que les intérêts de ces individus. Responsabilité partagée L'ensemble du personnel de la Ville ayant accès à un renseignement personnel partage la responsabilité de protéger la vie privée et les renseignements personnels conformément aux lois en vigueur sur la confidentialité et la protection de la vie privée ainsi que les politiques de la Ville. Il doit également traiter ce type de renseignement avec tout le soin et toute l'attention nécessaires pour respecter le droit à la confidentialité et à la vie privée ainsi que les intérêts des individus. Confidentialité La Ville de Waterville conserve de façon confidentielle tout renseignement personnel et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. La Ville précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout renseignement personnel. La Ville applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des renseignements personnels détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 5. APPLICATION DE LA POLITIQUE La présente politique s'inscrit dans un contexte d'équité et de transparence. Son application doit assurer le respect de la volonté des individus, la protection des renseignements personnels et la confidentialité, si nécessaire. Une évaluation des incidences sur la vie privée et à la gestion des incidents devra être effectuée avant : POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 7 - d'entreprendre tout projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels (y compris les projets d'impartition) ; - de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ; - de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou de confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec la tâche de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte de tels renseignements ; et - de collecter des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme avec un organisme avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune. La Ville devra exercer une veille afin de tenir compte de nouvelles exigences en matière de consentement à la collecte, à la communication ou à l'utilisation de renseignements personnels. De plus, lorsque le but initial de la collecte des renseignements personnels a été atteint, la Ville de Waterville devra supprimer ou rendre anonymes les renseignements personnels identifiables qu'elle détient, sous réserve des conditions et de la période de conservation imposées par la loi. 6. INCIDENT RELIÉ À LA CONFIDENTIALITÉ En cas d'incident relié aux obligations de la Ville en vertu de la Loi en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels, la Ville de Waterville, s'engage à : - établir les circonstances de l'incident, cibler les renseignements personnels, les personnes visées et la cause de l'incident si possible ; - agir raisonnablement et avec célérité pour contenir la menace par le confinement ou l'isolement des composants affectés ; - tenter d'atténuer tout dommage potentiel aux personnes concernées et POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 8 éviter qu'une situation similaire ne se reproduise en appliquant des mesures de mitigation ; - déterminer la nature du préjudice ; - avertir les personnes dont les informations ont été compromises et leur donner accès à leurs données ; - aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) de la situation, en cas de risque d'un préjudice sérieux ; - tenir un journal des incidents reliés aux données personnelles, dont une copie doit être remise à la CAI sur demande ; - informer la CAI à l'avance de toute vérification ou confirmation d'identité utilisant des traits ou des mesures biométriques. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 9 7. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES La personne responsable de la protection des renseignements personnels reçoit les plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Lorsqu'une telle plainte est déposée, la personne responsable de la protection des renseignements personnels : ✓ en accuse réception auprès de la personne concernée ; ✓ prend connaissance de son contenu ; ✓ enquête sur les circonstances ; ✓ répond par écrit et de manière diligente ; ✓ motive tout refus d'acquiescer à une demande et indique la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie, les recours qui s'offrent au requérant en vertu de la Loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés ; ✓ peut formuler des recommandations permettant d'améliorer la protection des renseignements personnels, le cas échéant. La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit également prêter assistance à leur clientèle pour : o identifier les renseignements personnels recherchés lorsque la demande n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne le requiert; o aider un requérant à comprendre un refus. La plainte qui peut être déposée à la Ville en vertu des règles de gouvernance est différente de la demande de révision qui peut être adressée à la Commission d'accès à l'information, lorsqu'une personne est insatisfaite d'une décision relative à une demande de communication ou de rectification de renseignements personnels qui la concerne. 8. FORMATION ET SENSIBILISATION Afin de s'acquitter de ses nouvelles obligations, un inventaire du type de renseignements personnels détenus par chacun des départements de la Ville de Waterville, et ce, quel que soit le support et la forme ou la raison de ceux-ci fut préalablement réalisé par la Ville de Waterville. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 10 Afin de s'assurer que l'ensemble du personnel a reçu l'information requise afin de satisfaire les exigences de la loi au sein de la Ville de Waterville, ceux-ci ont été conviés à une présentation qui explique de manière simple et claire les changements en lien avec la protection des renseignements personnels et qui identifie les rôles et responsabilités du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels. La présente politique sera accessible en tout temps, de même que ses mises à jour. Une formation plus spécifique sera prévue pour les employés qui sont appelés à jouer un rôle de premier plan dans la mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels de la Ville. Les lacunes constatées, s'il y a lieu, seront documentées et une formation personnalisée sera offerte afin de remédier auxdites lacunes dans les comportements des employés ou le traitement de l'information. Afin de répondre aux exigences de la Loi, un nouveau formulaire d'engagement à la confidentialité sera requis de chacun des employés en poste et à venir et sera conservée au dossier de l'employé par la Ville. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 11 9. PRATIQUES DÉCOULANT DE LA POLITIQUE À compter du 22 septembre 2023, tous les organismes publics doivent publier sur leur site internet les règles de gouvernance qu'ils appliquent en matière de renseignements personnels. La Ville de Waterville, publiera donc intégralement les pratiques suivantes découlant de la politique ainsi que leurs mises à jour, soient : A - Informations sur l'adoption de la politique et conditions d'utilisation du site web La Ville de Waterville a adopté une Politique de protection des renseignements personnels dans le but de démontrer le sérieux que celle-ci accorde à la protection de la vie privée des utilisateurs de son site Internet. Nous sommes soucieux des préoccupations des visiteurs de notre site web en ce qui concerne la protection de leurs renseignements personnels. Cette politique a pour but d'informer des pratiques de la Ville de Waterville en matière de collecte et d'utilisation des informations personnelles qui peuvent être recueillies sur ce site. Nous vous recommandons de lire cette politique avant d'utiliser notre site. La Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la Ville de Waterville est soumise aux dispositions législatives applicables en la matière. Par conséquent, son contenu peut être mis à jour ou modifié en tout temps, suivant l'évolution du contexte législatif. Nous vous invitons à la relire régulièrement. COLLECTE Le site web de la Ville peut contenir des formulaires à compléter et ceux-ci pourraient contenir des informations personnelles et confidentielles. Il peut s'agir par exemple de votre : - Nom ; - Prénom ; - Âge ; - Courriel ; POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 12 - Numéro de téléphone ; - Adresse postale ; - Date de naissance ; - Etc. Ainsi des renseignements personnels pourraient être recueillis lors de certaines interactions avec vous, soient : - Lors de votre inscription à des événements et infolettres ; - Au cours de la prestation de services que nous vous rendons ; - Etc. CONDITIONS D'UTILISATION En naviguant sur le site web de la Ville, vous reconnaissez et acceptez toutes les conditions d'utilisation énoncées ci-dessous. Les renseignements personnels transmis à la Ville par courriel ou en ligne sont utilisés uniquement pour répondre aux demandes et y donner suite. Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier expédié par la poste. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu'au personnel qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions. SITE INTERNET Le site Internet de la Ville contient des hyperliens permettant aux utilisateurs de visiter d'autres sites. Lorsque l'utilisateur suit ces liens, il quitte le site de la Ville. Les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la politique de confidentialité de la Ville, mais à celle du site visité. La Ville de Waterville n'est pas responsable des moyens utilisés sur ces sites pour y assurer la protection des renseignements personnels. Certains formulaires de notre site Internet nécessitent la divulgation de certaines informations nous permettant d'entrer en contact avec vous (ex. : nom et adresse de courriel), ainsi que la divulgation de données démographiques (ex. : code postal). Les renseignements nous permettant d'entrer en contact avec vous sont POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 13 utilisés uniquement pour vous faire parvenir des informations concernant ce projet ou cette question. En ce qui a trait aux données démographiques et descriptives, nous les utilisons dans le but d'adapter la présentation de notre site aux besoins des utilisateurs. Nous sommes, de cette façon, capables de leur présenter un contenu qui sera plus susceptible de les intéresser. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS AUTOMATIQUEMENT PAR LE SITE Ce site utilise des témoins de connexion (cookies) afin d'amasser de l'information nécessaire au bon fonctionnement du site. Les renseignements sont conservés à des fins statistiques. Ces témoins de connexion ne seront jamais utilisés pour identifier des personnes ou des habitudes de navigation à l'extérieur du site Internet de la Ville. UTILISATION DES TÉMOINS (COOKIES) Le témoin, ou cookie, est un petit fichier de texte adressé au logiciel de navigation de l'utilisateur par un site Web. Il sert d'aide-mémoire quant à ses préférences et rend sa prochaine visite sur le site plus efficace. Il peut aussi servir à des fins publicitaires. L'utilisation des témoins est de pratique courante et la plupart des sites majeurs les utilisent pour mieux servir leurs utilisateurs. La plupart des navigateurs Web sont conçus pour accepter les témoins, mais les paramètres peuvent être modifiés pour les refuser. Le site de la Ville de Waterville utilise des témoins (cookies) à des fins publicitaires ainsi qu'à des fins d'analyse statistique. Les informations recueillies par le biais des cookies nous aident à analyser l'utilisation du site Web et nous permettent d'offrir aux utilisateurs une meilleure expérience lors de leur visite. La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de confidentialité de votre navigateur afin qu'il bloque les témoins ou efface ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action ne vous empêchera pas d'accéder au site, mais pourrait avoir une incidence sur la performance de certaines applications durant votre visite. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 14 CONSENTEMENT Les visiteurs devraient profiter de l'expérience complète du site. En soumettant des informations personnelles ou par l'utilisation continue et la navigation du site vous consentez à l'utilisation de vos renseignements personnels identifiables, à la communication avec vous et à l'analyse de l'information que vous fournissez. FORMULAIRE DE CONTACT En communiquant via le formulaire de contact nous pouvons recueillir des informations personnelles fournies telles le nom, l'adresse courriel, le numéro de téléphone, votre message. En utilisant le formulaire de contact, nous recueillons et traitons vos informations personnelles pour communiquer avec vous au sujet de votre demande d'information. GOOGLE ANALYTICS - ANALYSE DE RENSEIGNEMENTS La Ville de Waterville peut faire appel à un tiers comme Google Analytics pour nous aider à recueillir et à analyser des renseignements sur les zones visitées de nos sites Web (par exemple les pages les plus lues, le temps passé sur ces pages, les termes de recherche et d'autres données sur l'interaction) afin d'évaluer et d'améliorer l'expérience utilisateur et notre site Web. Ces tiers peuvent utiliser des témoins et d'autres technologies de suivi. Pour en savoir plus sur Google Analytics ou pour empêcher le stockage et le traitement de ces données (y compris votre adresse IP) par Google, vous pouvez télécharger et installer le module externe de navigation disponible en cliquant sur le lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Vous pouvez également obtenir plus d'information sur les pratiques de Google Analytics en matière de confidentialité et de sécurité des données en suivant les liens ci-après : - https://policies.google.com/technologies/partner-sites ; - https://support.google.com/analytics/topic/2919631. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 15 PARTAGE DE L'INFORMATION Les renseignements recueillis ne seront communiqués à aucun autre organisme à moins que cette communication ne soit permise par la loi. Les renseignements transmis ne servent en aucun cas à dresser des profils d'individus et ne sont transmis à aucun organisme privé. Ils ne seront jamais rendus publics, vendus ou communiqués à des tiers sans le consentement de l'utilisateur, sauf pour assurer le service auquel une personne s'est inscrite, le cas échéant, ou pour donner effet à une ordonnance du tribunal. Lorsque la Ville de Waterville retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Ville de Waterville est assujettie. SÉCURITÉ Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. La Ville de Waterville a pris des mesures de sécurité pour se prémunir contre la perte, l'emploi abusif ou la modification de données liées aux utilisateurs et placées sous sa responsabilité. La Ville de Waterville opère des réseaux de données protégés par l'utilisation de mots de passe et par des barrières de sécurité (firewalls) respectant les normes de l'industrie. Elle s'engage à maintenir et à mettre en place les plus hauts standards de confidentialité, notamment en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, puisqu'aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Seul un nombre restreint de personnes à l'emploi de la Ville de Waterville ont accès aux données liées aux utilisateurs. Bien que la Ville ne puisse garantir la perte, l'emploi abusif ou la modification de ce type de données, elle s'engage à ne ménager aucun effort et à utiliser toute son expertise afin que de tels incidents ne puissent survenir. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 16 La Ville de Waterville s'engage à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité totale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Transmettre des informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement sécurisé et la Ville de Waterville ne peut garantir la sécurité de vos transmissions de données. Toutes celles que vous transmettez le sont à vos propres risques. DISPONIBILITÉ DES PLATEFORMES ET EXACTITUDE DE L'INFORMATION La Ville de Waterville s'efforce de faire en sorte que l'information disponible sur ses Plateformes soit complète et exacte. Cette information provient de sources que la Ville juge fiables et est régulièrement mise à jour. Elle peut toutefois comporter des inexactitudes, des omissions, des fautes typographiques ou d'autres lacunes. En conséquence, les Plateformes et l'intégralité de leur contenu sont mises à la disposition du public « telles quelles », sans aucune garantie d'aucune nature, explicite ou implicite. Sans limiter la généralité de ce qui précède, la Ville n'offre aucune garantie quant à la disponibilité ou à la stabilité du contenu de ses Plateformes, quant à la possibilité d'y accéder, ou quant à la précision, la fiabilité ou l'exactitude de l'information offerte, notamment de celle ayant trait aux horaires, aux partenaires de la Ville, à la législation ou à la réglementation, à la disponibilité des services décrits ou aux appels d'offres publics. Les Plateformes font régulièrement l'objet d'opérations d'entretien technique, lesquelles peuvent en limiter ou en empêcher l'accès occasionnellement. Quoi qu'il en soit, la Ville de Waterville tient à préciser que pour un fonctionnement optimal, l'application mobile nécessite d'être connectée à un réseau Internet. GÉOLOCALISATION En cas d'activation de la fonction de géolocalisation sur votre fureteur lors de l'utilisation des Plateformes, la Ville de Waterville utilise votre position uniquement dans le but d'améliorer l'ergonomie des Plateformes. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 17 La Ville ne garde pas de trace de vos déplacements lorsque vous utilisez les Plateformes. Vous pouvez à tout moment désactiver la fonction de géolocalisation sur votre appareil en consultant les directives du fabricant. La désactivation de la fonction de géolocalisation pourrait toutefois vous empêcher d'avoir accès à certaines fonctionnalités des Plateformes. INTERACTION AVEC NOUS DANS LES MÉDIAS SOCIAUX La Ville de Waterville peut vous offrir la possibilité d'interagir avec son contenu sur des applications ou des sites Web tiers de réseaux sociaux, ou par l'entremise de ceux-ci. Lorsque vous interagissez avec notre contenu dans ce contexte, l'application ou le site Web tiers de réseaux sociaux recueillera, utilisera ou communiquera des renseignements personnels afin de vous permettre d'interagir avec notre contenu et aux termes des autres modalités établies dans leurs politiques de confidentialité. Nous pouvons aussi recueillir, utiliser et communiquer certains renseignements mis à notre disposition par l'entremise de ces applications et sites Web afin de répondre à votre intervention, d'analyser vos interactions avec notre contenu et de maintenir autrement notre présence sur les médias sociaux. VÉRIFICATION, COMMENTAIRE OU PLAINTE L'utilisateur peut demander de connaître, rectifier ou annuler les renseignements personnels détenus sur lui par la Ville de Waterville. Pour toute vérification, tout commentaire ou toute plainte à ce sujet, il doit s'adresser à la personne chargée du respect de cette politique et responsable de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante [email protected] et lui fournir l'information permettant de l'identifier. NOTIFICATION DE MODIFICATIONS La Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la Ville de Waterville est soumise aux dispositions législatives applicables en la matière. Par conséquent, son contenu peut être mis à jour ou modifié en tout temps, suivant l'évolution du contexte législatif. Nous vous invitons à la relire régulièrement. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 18 LOIS APPLICABLES L'utilisation des Plateformes est régie par les lois et tribunaux de la province du Québec et par les lois du Canada qui leur sont applicables. Toute dispute ou litige entre vous et la Ville de Waterville, ou toute autre personne, survenant de, en rapport avec, ou ayant trait aux Plateformes, à leurs Conditions d'utilisation ou à toute matière y étant reliée sera résolue devant les tribunaux du Québec siégeant dans le même district judiciaire que la Ville de Waterville, auxquels vous vous soumettez irrévocablement et desquels vous reconnaissez la juridiction exclusive pour toute dispute ou litige. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE L'ensemble du contenu des Plateformes est protégé par la législation canadienne et internationale relative au droit d'auteur (notamment la Loi sur le droit d'auteur, L.R.C., ch. C-24). Le téléchargement, la copie, l'impression ou la modification de textes, d'illustrations ou d'autres données, y compris les codes sources, n'entraînent aucun transfert de droits sur les contenus. Les images présentes sur les Plateformes sont également protégées par la Loi sur le droit d'auteur, par les lois, les politiques et les règlements du Canada. Ces dispositions permettent d'identifier la source de l'information et, dans certains cas, d'interdire la copie de documents sans permission écrite. Il est interdit de reproduire les images du site, sur papier ou au format numérique, à des fins commerciales. Il est permis d'utiliser les images du site, sur papier ou au format numérique, pourvu que cela soit aux fins non commerciales énumérées ci-dessous. Il n'est toutefois pas permis de les modifier ni de les manipuler d'aucune façon. Il faut également mentionner la source des photos. Fins non commerciales acceptées : - but pédagogique ; - usage personnel ; - études personnelles ; - référence ; - recherche. En outre, la Ville de Waterville se réserve le droit d'utiliser les photos qui auront été téléversées sur ses Plateformes tant qu'elles ne comportent aucun renseignement personnel. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 19 RÉSILIATION DU COMPTE En cas de conduite jugée inappropriée ou de non-respect des présentes Conditions d'utilisation, la Ville de Waterville se réserve le droit de suspendre, désactiver ou supprimer votre Compte. NON-TRAITEMENT D'UNE DEMANDE Dans le cas où une demande à la Ville de Waterville ne respecte pas les Conditions d'utilisation du service offert ou que les informations fournies lors de la demande se révèlent inexactes, ou pour toute autre raison jugée valable par la Ville de Waterville, celle-ci se réserve le droit de ne pas traiter cette demande. Vous serez alors informé de la fermeture de la demande ou du non-traitement de celle-ci. RÉCEPTION DES AVIS La Ville de Waterville et ses fournisseurs ne peuvent pas garantir la livraison des notifications, que ce soit par texto ou par courriel. SONDAGES À l'occasion, La Ville de Waterville peut vous offrir la possibilité de participer à l'un de nos sondages. Les renseignements obtenus par l'entremise de nos sondages sont utilisés sous une forme cumulative et anonymisée. Nous utilisons ces renseignements pour nous aider à comprendre nos utilisateurs et citoyens et pour améliorer nos produits et services. INTERACTION AVEC NOUS DANS LES MÉDIAS SOCIAUX La Ville de Waterville peut vous offrir la possibilité d'interagir avec son contenu sur des applications ou des sites Web tiers de réseaux sociaux, ou par l'entremise de ceux-ci. Lorsque vous interagissez avec notre contenu dans ce contexte, l'application ou le site Web tiers de réseaux sociaux recueillera, utilisera ou communiquera des renseignements personnels afin de vous permettre d'interagir avec notre contenu et aux termes des autres modalités établies dans leurs politiques de confidentialité. Nous pouvons aussi recueillir, utiliser et communiquer certains renseignements mis à notre disposition par l'entremise de ces applications et sites Web afin de répondre à votre intervention, d'analyser vos interactions avec notre contenu et de maintenir autrement notre présence sur les médias sociaux. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 20 LIMITE DE RESPONSABILITÉ Transmettre des informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement sécurisé et la Ville de Waterville ne peut garantir la sécurité de vos transmissions de données. Toutes celles que vous transmettez le sont à vos propres risques. Malgré l'adoption par la Ville de Waterville d'une politique sur la protection des renseignements personnels à l'intention de ses gestionnaires et employés autorisés, il est possible que de tels renseignements soient divulgués ou interceptés sans droit. La Ville de Waterville ne peut être tenue responsable de quelque dommage que ce soit, direct ou indirect, subi en relation avec l'utilisation des Plateformes, incluant notamment : les préjudices particuliers, les dommages punitifs, exemplaires, accessoires, moraux ou consécutifs, la perte de bénéfices, le manque à gagner ou la perte d'information, les dommages pour perte d'exploitation, perte ou effacement de programmes ou de données dans un système d'information, et les autres dépenses ou dommages qui résulteraient de l'utilisation ou de la non- disponibilité des Plateformes. La Ville de Waterville ne peut pas non plus être tenue responsable des algorithmes que contiennent ses Plateformes, de l'incompatibilité de tout logiciel téléchargé ou copié à partir de celles-ci, d'une interruption, d'une défectuosité, d'un délai de traitement ou de transmission, ou de la présence d'un virus, d'un ver ou d'un cheval de Troie informatique, ou d'autres éléments destructeurs ou encore d'une panne de courant ou de système, et ce, que la Ville soit informée ou non de la possibilité de ces dommages, pertes ou dépenses. L'utilisateur des Plateformes renonce expressément à tout recours contre la Ville de Waterville et la tient indemne de toute réclamation, recours et dommages de quelque nature que ce soit découlant directement ou indirectement de l'utilisation du portail de la Ville. Il s'engage également à prendre fait et cause pour la Ville de Waterville, ses employés, représentants et mandataires dans toute réclamation, demande, recours ou poursuite intentée contre cette dernière par des tiers en raison de l'utilisation des Plateformes par l'utilisateur et, sans limiter la généralité de ce qui précède, la tient indemne en capital, frais et intérêts de tout jugement, de toute condamnation ou de toute décision qui pourraient être prononcés contre elle et de toute somme qu'elle aura déboursée avant ou après jugement en raison de ce qui précède. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 21 La Ville de Waterville n'est pas tenue de faire respecter ces Conditions d'utilisation en votre nom contre un autre utilisateur. Bien que la Ville vous encourage à lui faire savoir si vous croyez qu'un autre utilisateur a enfreint les présentes Conditions d'utilisation, elle se réserve le droit d'enquêter et de prendre les mesures appropriées à sa seule discrétion. B - Identification d'une personne responsable et formulaire de plainte Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Conformément aux modifications apportées en 2021 à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1), de nouvelles exigences impliquent de mettre en place un encadrement en matière de protection des renseignements personnels. Désignation d'un responsable Pour la Ville de Waterville, la personne responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est : Madame Nathalie Isabelle, Directrice générale Tél. : 819-837-2456 (poste 122) [email protected] Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection de vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec elle. Nous vous encourageons à tenter de résoudre votre problème avec la responsable avant de déposer une plainte. De nombreux problèmes peuvent se régler rapidement et efficacement de cette façon. Le formulaire de plainte est disponible également. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 22 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 23 C - Consentement à la divulgation et à l'échange d'informations et de renseignements personnels Si la Ville de Waterville souhaite partager certains renseignements personnels, un formulaire de consentement devra être signer au préalable et l'autorisation pourra être révoquée en tout temps. Ce formulaire pourra être transmis à la Commission d'accès à l'information. Le consentement à la collecte de tout renseignement personnel au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Ville de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels. Le contenu minimal de ce formulaire sera le suivant : CONSENTEMENT À LA DIVULGATION ET À L'ÉCHANGE D'INFORMATIONS ET DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Je soussigné(e), _______________, consens à ce que le ou les intervenants de la Ville de Waterville souhaitant divulguer et/ou échanger l'information personnelle me concernant, divulgue(nt), communique(nt) et échange(nt) des données pertinentes contenues dans mon dossier (à préciser), avec le ou les intervenants œuvrant pour ________________ (Organisation ou intervenant recevant les informations) (à préciser). - fins pour lesquelles le renseignement est communiqué :________________(à préciser) - nature du renseignement communiqué : ____________________________(à préciser) - mode de communication qui sera utilisé : ____________________________(à préciser) - mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel _____________________________________________________________(à préciser) - périodicité de la communication ___________________________________(à préciser) - la durée de l'entente : ___________________________________________(à préciser) En tout temps, je pourrai retirer mon consentement à la divulgation et à l'échange d'informations. Signature de la personne concernée Date