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Politique de gestion des actifs
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Préface
La municipalité de Weedon s'appuie sur un large éventail d'immobilisations diversifiées pour offrir
des services à sa communauté à un niveau de qualité élevé. Par la nature même de ses actifs, la
Municipalité doit continuellement équilibrer les dépenses, le rendement et le risque à travers un
portfolio d'actifs diversifiés. L'importance critique des services au bien-être de la collectivité
d'aujourd'hui, et celle de demain, incite à la mise en œuvre d'une approche structurée de gestion
des actifs.
Par conséquent, la municipalité de Weedon s'engage à créer, à mettre en œuvre et à améliorer
continuellement une approche équilibrée de gestion, en s'assurant de la cohérence de ses divers
plans avec les meilleures pratiques en matière de gestion des actifs et de développement durable.
Ces plans seront intégrés dans un système de gestion des actifs qui permettra à la Municipalité
d'atteindre ses objectifs stratégiques. La direction de la Municipalité documentera cette approche
et définira ce système de gestion dans une stratégie de gestion des actifs qui guidera les processus
de la Municipalité.
Objectifs de la Politique de gestion de actifs
Le système de gestion des actifs ne remplace pas les processus corporatifs existants de la
municipalité, tels que ceux reliés à la planification stratégique et la gestion budgétaire. Il vient les
compléter et s'aligner à ceux-ci, avec l'intention de fournir un point de vue à long terme axé sur
les enjeux que représentent les actifs qui soutiennent les stratégies et objectifs de la Municipalité.
La présente Politique de gestion des actifs a pour but de :
-
Fournir un leadership et un engagement visible à la gestion des actifs;
-
Préserver à long terme la capacité financière de la Municipalité à fournir les niveaux de
services escomptés à la génération actuelle et à celles du futur;
-
Communiquer efficacement et de façon transparente avec les citoyens et à l'intérieur de
l'organisation relativement aux choix d'investissement.
Objectifs de la gestion de actifs
La mise en place d'un système de gestion des actifs a pour but :
-
De développer une vision à long terme afin de mieux analyser les impacts des décisions
prises aujourd'hui sur les générations futures;
-
De prendre en compte le cycle de vie global des actifs, le risque et la contribution des
services écologiques et des actifs naturels dans les processus décisionnels;
-
D'optimiser l'utilisation du territoire et des ressources;
-
D'informer les élus, de façon objective, pour faciliter les prises de décision éclairées sur
les investissements de la Municipalité, en considérant les besoins réels à long terme vs
les aspirations à court terme;
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-
De faciliter la priorisation des investissements entre les différents services municipaux et
les divisions qui les composent;
-
D'optimiser la maintenance et le remplacement des actifs existants, ainsi que le
développement des nouveaux actifs;
-
De rendre les décisions objectives afin d'effectuer les bonnes interventions aux bons
endroits et aux bons moments;
-
D'établir et d'offrir des niveaux de services en toute connaissance de cause;
-
De déterminer les coûts de construction, d'entretien, de maintenance et de
remplacement des développements urbains, afin de mieux planifier les développements
à venir;
-
De maintenir et d'améliorer le système d'inventaire de données et d'informations, ce qui
assurera, entre autres, un maintien de la mémoire institutionnelle.
Définitions
Actif : Structure ou équipement qui est la propriété ou qui se trouve sur la propriété de la
Municipalité, qui est sous sa juridiction et qui a une valeur potentielle ou réelle pour
l'organisation. Cela comprend les actifs d'infrastructures, notamment les routes, les bâtiments,
les parcs, les véhicules, les équipements, mais également les services écologiques fournis par les
actifs naturels de la Municipalité.
Cycle de vie : Quantifie les coûts associés à chaque étape du cycle de vie d'un actif, soit la
planification,
la
conception,
l'acquisition,
l'installation,
l'exploitation, l'entretien,
le
renouvellement, le réinvestissement et enfin la disposition ou la réaffectation. Les catégories de
coûts incluent les ressources humaines de la Municipalité, les services professionnels, l'énergie,
les licences, l'équipement et les matériaux.
Gestion des actifs : Dans le contexte municipal, ce concept réfère à la combinaison des pratiques
de gestion financière, de planification urbaine, d'ingénierie et d'autres pratiques appliquées lors
des phases du cycle de vie d'actifs matériels ou naturels. Ceci, dans le but d'atteindre les objectifs
stratégiques de l'organisation et de fournir le niveau de services attendu de la manière la plus
rentable possible.
Niveau de services : Mesure qualitative ou quantitative du service rendu à la collectivité en tenant
compte d'un ou de plusieurs paramètres telle la sécurité, la satisfaction des citoyens, la qualité,
la quantité, la capacité, la fiabilité, l'impact sur l'environnement, le coût, l'accessibilité, etc. Les
niveaux de services doivent tenir compte, de façon équilibrée, des attentes de la population, des
risques, de la capacité financière et des contraintes de temps qui définissent les priorités du
conseil et de la collectivité.
Services écologiques : Bénéfices que les humains retirent des écosystèmes sans avoir à agir pour
les obtenir. Ces services sont par exemple la production de l'oxygène de l'air, l'épuration naturelle
des eaux, les ressources qui nourrissent les animaux domestiqués, etc.
Système de gestion des actifs : Cela réfère à ce que décrit la norme ISO 55001: « un ensemble
d'éléments corrélés ou interactifs d'un organisme utilisés pour établir des politiques et des
objectifs, et des processus pour atteindre ces objectifs ». Il ne s'agit donc pas d'un système
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informatique, mais plutôt d'une approche de gestion. Les autres éléments du système incluent la
gouvernance, le personnel, les données et la technologie.
Vision de la gestion des actifs
Le système de gestion des actifs à mettre en place repose sur les éléments suivants :
-
La rigueur et la transparence du processus décisionnel qui facilitent la communication
stratégique entre les parties prenantes;
-
La prise en compte globale des demandes de citoyens, du développement durable et des
besoins réels en actifs existants et futurs pour gérer les attentes liées aux niveaux de
services;
-
La gestion financière responsable qui respecte les moyens de la Municipalité à court,
moyen et long terme;
-
La planification structurée qui permet d'être proactif et d'assurer la pérennité des actifs
et des services.
Principes clé de la gestion des actifs
Afin d'utiliser efficacement la gestion des actifs pour appuyer la réalisation des objectifs
stratégiques de la Municipalité, la direction générale doit veiller à ce que les principes suivants
soient appliqués dans le système de gestion des actifs :
-
Axé sur les services et les besoins: La gestion des actifs se base sur la fourniture de
services établis en prenant compte de la capacité financière, du niveau de risque et des
attentes des citoyens dans la recherche du bien commun. Ces attentes peuvent varier
dans le temps et leur validation doit se faire de façon périodique;
-
Cycle de vie : Les décisions se prennent en les basant sur des évaluations d'alternatives
qui tiennent compte des coûts du cycle de vie, des demandes en ressources humaines,
du service rendu, ainsi que des risques sur un horizon à long terme;
-
Équité intergénérationnelle : Les décisions prises aujourd'hui ont des impacts à long
terme et doivent être prises en fonction des générations actuelles et futures;
-
Gestion intégrale : Le processus décisionnel est structuré de façon à ce que l'ensemble
des services municipaux soient impliqués dans la planification et assure une
communication optimale au sein de l'organisation;
-
Reconnaissance du capital humain : La reconnaissance de la valeur ajoutée des employés
de la Municipalité et l'importance de l'expertise du capital humain dans la concrétisation
de la gestion des actifs et les niveaux de service offerts;
-
Amélioration continue : La recherche d'un processus décisionnel optimal est en
constante amélioration et adaptation face aux nouveaux enjeux.
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Application
La mise en œuvre de la Politique de gestion des actifs se fera par l'intermédiaire d'un comité de
gestion des actifs. Annuellement, le comité de gestion des actifs ainsi que la direction générale se
réuniront pour s'assurer du suivi, de la mise en place des travaux et des ajustements à faire s'il y
a lieu.
Voici les principaux rôles des parties prenantes de la Municipalité dans la mise en œuvre de la
présente Politique :
Comité de gestion des actifs
-
Assurer un leadership et une cohérence dans l'intégration des pratiques de gestion des
actifs, telles que la planification et l'identification d'investissements, à travers toute
l'organisation;
-
Appliquer la Politique, c'est-à-dire mettre en œuvre un système de gestion des actifs
guidé par une Stratégie de gestion des actifs;
-
Fournir une direction et un soutien pour le développement et la mise en place d'initiatives
qui améliorent la gestion des actifs.
Direction générale (membre d'office)
-
Sensibiliser le comité de gestions des actifs à lui faire état des initiatives;
-
Assurer le lien entre le Plan stratégique de la Municipalité et la gestion des actifs;
-
Proposer des orientations stratégiques et tactiques au comité de gestion des actifs;
-
Participer annuellement au comité de gestion des actifs.