Politique de confidentialite et de securite de l'information — full text

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Politique de confidentialité et de sécurité de l'information 1 1. Objectif de la politique La présente politique témoigne de l'engagement de la Municipalité de Weedon à l'égard de la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et confidentiels. 1.1. La Municipalité de Weedon est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). 1.2. Cette politique définit comment la Municipalité protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. 2. Consentement, collecte et conservation des renseignements personnels et confidentiels 2.1. Collecte des renseignements personnels Les renseignements, qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier, sont des renseignements personnels. Seuls les employés municipaux auront accès aux renseignements. Les informations demandées sont nécessaires pour permettre d'effectuer les suivis nécessaires. Selon la prestation de service offerte, la Municipalité pourrait collecter et conserver l'un ou l'autre des renseignements suivants : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone et numéro de télécopieur. La collecte s'effectue notamment par l'entremise de formulaires, du site web, d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires. Lorsque la Municipalité collecte et conserve des renseignements personnels et confidentiels, son objectif est d'offrir un service personnalisé et sécuritaire aux usagers dans le respect des lois applicables et de ses règles de sécurité. Ainsi, la Municipalité utilisera les renseignements personnels, confidentiels ou techniques recueillis aux fins suivantes : − Améliorer les services; − Répondre correctement à vos questions, commentaires et suggestions; − Obtenir des informations; − Communiquer ou contacter les demandeurs; − Élaborer des statistiques. 2.2. Collecte des renseignements techniques lors de l'utilisation du site Internet ou des services en ligne La Municipalité recueille des renseignements techniques tels que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de connexion, le type de navigateur Internet ou de système informatique utilisé ou le nom de domaine du site Internet à partir duquel a été établi le lien avec le site weedon.ca. De plus, lors de l'utilisation des services en ligne ou d'une visite sur le site weedon.ca, la Municipalité ou son mandataire pourrait stocker certains renseignements sur l'ordinateur de l'internaute sous la forme d'un témoin (cookie) ou d'un fichier semblable. Les témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos de l'utilisation du site Internet ou d'un service en ligne. En ciblant les intérêts et préférences de l'internaute, les témoins permettent donc à la Municipalité d'améliorer sa prestation de services et l'expérience client. Un témoin pourrait être requis en raison de contraintes technologiques ou de sécurité inhérentes 2 à la navigation sur Internet ou au bon fonctionnement d'un service en ligne. La plupart des navigateurs Internet permettent d'effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l'implantation de témoins sur un ordinateur. L'internaute qui refuse les témoins aura quand même accès au site, mais il est possible que la navigation en soit affectée et que certains services ne soient pas disponibles. 3. Droit de rectification, de retrait et de destruction Le citoyen peut demander que ses renseignements soient corrigés, détruits ou qu'ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis. Pour ce faire, il contacte : Direction générale 520, 2e Avenue Weedon (Québec) J0B 3J0 [email protected] Conformément à la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), au calendrier de conservation et au plan de classification de la Municipalité, les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits. Conformément aux lois applicables, la Municipalité de Weedon s'engage à respecter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, à moins d'obligations juridiques à l'effet contraire. 4. Sécurité de l'information Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos renseignements. La Municipalité applique des normes élevées et utilise des systèmes de sécurité performants en matière de conception, de mise en œuvre et de fonctionnement quotidien de son site web et de ses serveurs et réseaux sous-jacents. En outre, la Municipalité poursuit ses efforts pour déceler et bloquer les intrusions sur ou vers son site web. La Municipalité a mis en place différents moyens pour s'assurer que vos renseignements personnels soient protégés contre les risques de perte et de vol, de même que contre les risques d'accès, de communication, de reproduction, d'utilisation, de modification ou de destruction non autorisés. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qu'elle juge raisonnables compte tenu du degré de sensibilité, de la quantité et du format des renseignements personnels collectés ainsi que des méthodes de conservation. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes : − Protocole SSL (Secure Sockets Layer) − Gestion des accès - personne autorisée − Sauvegarde informatique − Développement de certificat numérique − Identifiant / mot de passe − Pare-feu (Firewalls) Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est 3 toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. 5. Responsabilité de l'usager 5.1. L'usager est responsable de l'information qu'il achemine à la Municipalité de Weedon. La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager. 5.2. L'usager doit également s'assurer que le système ou l'équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l'information de la Municipalité est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le système de l'usager. 5.3. Dans l'éventualité où la confidentialité de ses renseignements venait à être compromise, ou son identité usurpée, l'usager est tenu d'en aviser la Municipalité le plus tôt possible en contactant : Direction générale 520, 2e Avenue Weedon (Québec) J0B 3J0 [email protected] Il n'est pas dans les pratiques de la Municipalité de solliciter les citoyens, par courriel ou autrement, pour obtenir des renseignements personnels ou confidentiels les concernant. En cas de doute, l'usager est invité à communiquer avec le bureau municipal au 819 560-8550, poste 2503, ou par courriel à [email protected] 6. Déclaration d'incident La Municipalité s'engage à informer les usagers en cas d'incident affectant la protection des renseignements personnels. 7. Liens avec d'autres sites Le site Internet de la Municipalité de Weedon propose des hyperliens vers d'autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité et de sécurité, mais à celle du site externe. La Municipalité n'est pas responsable du contenu de ces sites et ne les endosse pas. La Municipalité ne peut être tenue responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l'utilisation de ces sites. 8. Responsables de l'application de la politique La responsable de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de la Municipalité est chargée de s'assurer du respect du volet protection des renseignements personnels et confidentiels de la politique. Le responsable de la sécurité de l'information numérique de la Municipalité est chargé de s'assurer du respect du volet de la sécurité de l'information numérique de la politique. 4 9. Modification à notre politique de confidentialité La municipalité de Weedon se réserve le droit de modifier certaines conditions de sa politique de confidentialité généralisée en ligne. Dans le but de s'assurer que vous connaissez bien les pratiques à l'égard de la confidentialité, la Municipalité vous invite à vous reporter à ce site régulièrement. Soyez assuré que toutes les modifications apportées ne seront pas appliquées rétroactivement et que nous ne procéderons à aucun changement dans la manière de traiter les renseignements recueillis antérieurement sans votre consentement. 10. Pour plus d'information, commentaires ou plaintes Pour toute question, commentaires ou plaintes sur cette politique ou son application, le citoyen peut communiquer avec le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Municipalité de Weedon, soit la : Direction générale 520, 2e Avenue Weedon (Québec) J0B 3J0 [email protected] Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Septembre 2023