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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ATTENDU QUE toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle
s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine
concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter pour une municipalité;
ATTENDU QUE les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation
clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir
minimalement deux mesures spécifiques.
ATTENDU QUE la présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de
l'article 938.1.2 du Code municipal.
ATTENDU QUE la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier
toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de
gestion de contrats municipaux.
À CES CAUSES
2010-232
IL EST PROPOSÉ PAR Monsieur Raynald Breton
ET RÉSOLU À L'UNANIMITÉ que la Municipalité de Weedon adopte la
politique de gestion contractuelle qui suit;
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres
du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté
une soumission
a) Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former tout comité de sélection
nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent.
b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être
composé d'au moins trois membres.
c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doivent préserver, en tout
temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents
d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de
ses représentants n'ont communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une
influence, avec un des membres du comité de sélection.
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le
but d'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera
automatiquement rejetée.
e) Le directeur général et secrétaire-trésorier est autorisé à rémunérer les membres d'un comité
de sélection qui ne sont pas des fonctionnaires ou des employés de la Municipalité.
Dans le cas où des membres du comité de sélection, incluant le secrétaire, sont des ressources
professionnelles (avocats, ingénieurs ou autres), le directeur général et secrétaire-trésorier est
autorisé à les rémunérer selon leur tarif horaire usuel.
Dans le cas où des membres du comité sont des citoyens, le directeur général et secrétaire-
trésorier est autorisé à leur allouer une rémunération d'un montant de 20,00 $ / heure pour
chaque séance du comité. Aux fins du présent règlement, est réputée être une séance la présence
d'un membre d'une durée de trois (3) heures ou moins pour les travaux du comité. Tout
dépassement de cette durée devient une séance additionnelle pour chaque tranche de trois (3)
heures ou moins de présence.
Le directeur général et secrétaire-trésorier est aussi autorisé à payer les frais de déplacement et
les dépenses inhérentes aux repas des membres du comité selon les tarifs en vigueur à la
Municipalité.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage
des offres
a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission
a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement
avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour
influencer les prix soumis.
b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un
soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un
arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix
soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesure visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique
avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes
prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun
de ses représentants ne se sont livrés à une communication d'influence aux fins de l'obtention du
contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration
à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi
au Registre des lobbyistes ait été faite.
Modifiée
par la
résolution
#2012-088
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption
a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la
mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées
ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun
de ses collaborateurs ou employés ne sont livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence
ou de corruption.
c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes
mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a) Toute personne participant à l'élaboration ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi
que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doit déclarer tout conflit
d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentielle.
b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi
d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait
aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un
membre du conseil ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du
contrat qui en résulte
a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié
le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout
document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit
s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres.
b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la
municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres
autrement qu'en dirigeant le demandeur à la personne responsable.
7. Mesure visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat
a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de
modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire
au contrat et n'en change pas la nature.
b) La municipalité doit prévoir, dans les documents d'appel d'offres, tenir des réunions de
chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du
contrat.