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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Présentation
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de
l'article 938.1.2 du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de
gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux prévoyant des
mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou
voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser
sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition
législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures
spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer,
modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle
applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
Les mesures de maintien d'une saine concurrence
1.
Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses
représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer,
dans le but d'influencer, avec un des membres du comité de
sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle
il a présenté une soumission.
a)
Le conseil délègue au Directeur général le pouvoir de former tout
comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les
soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de
l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de
celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité
des membres de tout comité de sélection
d)
Un responsable en octroi de contrats doit être nommé, pour
chaque appel d'offres, afin de pouvoir fournir les informations
administratives et techniques concernant toute procédure d'appel
d'offres aux soumissionnaires potentiels.
e)
Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour
tout renseignement, s'adresser au responsable en octroi de
contrat dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres.
f)
Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de
sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des
dispositions aux effets suivants :
-
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission
une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses
représentants n'a communiqué ou tenté de
communiquer, dans le but d'exercer une influence,
avec un des membres du comité de sélection.
-
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants
communique ou tente de communiquer, dans le but
de l'influencer, avec un des membres du comité de
sélection, sa soumission sera automatiquement
rejetée.
2.
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à
lutter contre le truquage des offres
a)
Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil
relativement aux normes de confidentialité.
b)
Insérer dans tout document d'appel d'offres une mesure relative
aux pratiques anticoncurrentielles. La mesure est ce qui suit :
« Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir,
dans le contexte du présent appel d'offres, agi à l'encontre de la Loi fédérale
sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que
constitue un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à
savoir :
-
l'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au
moins l'une d'elles consent ou s'engage à ne pas présenter de
soumission en réponse à un appel d'offres;
-
la présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou
arrangement entre plusieurs soumissionnaires.
Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention de
la Loi précitée, de communication, d'entente ou d'arrangement avec un
concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules
pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une
soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux
spécifications de l'appel d'offres.
Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi
fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34). Il s'agit en soit d'une forme de
fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un
acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende que le tribunal
estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une
de ces peines. »
3.
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence
et l'éthique en matière de lobbysme et du Code de déontologies
des lobbyistes adoptée en vertu de cette loi.
a)
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à
sa soumission, que lui, et tout collaborateur ou employé, a
respecté la loi sur le lobbysme en rapport avec cet appel d'offres.
Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le
rejet de la soumission.
b)
Le directeur général doit suivre une formation sur la loi et
s'assurer d'informer les élus et le personnel administratif de la loi
en matière de lobbysme.
4.
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de
trafic d'influence ou de corruption.
a)
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation
écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation
d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées
ne peut être rendu public que lors de l'ouverture des
soumissions.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une
déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou
employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption.
c)
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à
l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède,
la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
5.
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits
d'intérêts
a)
Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi
d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les
membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent
déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts
potentiel.
b)
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un
engagement solennel à juger les offres avec impartialité et
éthique.
c)
Déléguer au Directeur général la responsabilité de constituer le
comité de sélection.
d)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une
déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou
susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens
avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
6.
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation
susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du
processus de demande de soumissions et de la gestion du
contrat qui en résulte.
a)
Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de
l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute
information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout
document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou
tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour
obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres.
b)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil
et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande
de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en
référant le demandeur à la personne responsable.
c)
Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection
avant que l'évaluation des offres ne soit entièrement complétée.
7.
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour
effet d'autoriser la modification d'un contrat.
a)
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure
encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir
que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au
contrat et n'en change pas la nature.
b)
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres
tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution
de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
Entrée en vigueur : 1er janvier 2011