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Ville Vallée-des-Riviéres
POLITIQUE NO. 07-2025-A
LOCATION DE SALLE Adopteée le : 20 aodt 2025
1. PREAMBULE
Cette politique a pour but d'assurer la gestion de location des salles etles
emplacements communautaires de Valiée-des-Rivieres. En créant cette politique de
location, ce service répondra aux besoins de la population de fagon efficace et
équitable.
Cette politique permet de définir clairement les principes et modalités de location et de
tarification pour les employés(es), les citoyens(nes), les entreprises et les organismes,
dans un souci de transparence, d'équité et de qualité de service a la clientele.
2. Liste des salles mises a disposition :
a. Quartier Ste-Anne :
ij. Déme du Centre Multifonctionnel Edmond Duperré
ii. Salle des pompiers
iii. Salle Municipale
b. Quartier St-Léonard
ji. Pavillon Percy Mockler
ii. Salle du complexe d'urgence
iii. Section "BAR" du Palais des sports MGR C.V. Leclerc
iv. Sous-sol du bureau municipal
3. Réservation
a) Pour réserver une salle de la municipalité, le locataire doit communiquer avec
administration municipale, soit en se rendant directement au bureau municipal, par
téléphone au 506-445-2449 ou par courriel au [email protected]
b) Contrat de réservation : Un contrat de réservation est émis pour la location de la salle.
La signature du contrat est obligatoire et une copie est remise au locataire afin quill
puisse prendre connaissance des réeglements et des conditions de location.
c) Dépét et paiement : Lors d'une location de salle, un dépdét obligatoire de 200$ en
argent, par « E-transfer » ou traite bancaire doit étre versé lors de la réservation. Pour
que l'activité ait lieu, le solde du coat établi doit &tre acquitté comme stipulé dans le
contrat de location. Le dépdt obligatoire peut étre annulé par |'administration pour des
réservations de réunions ou des formations.
d) Durée de location: Les heures de location inscrites au contrat doivent 6tre
respectées. L'heure limite de fermeture est fixée sur le contrat de location.
e) Maintien de l'ordre : Le signataire au contrat d'utilisation se rendra responsable des
lieux et s'engagera a veiller au maintien de l'ordre tant a l'intérieur qu'a l'extérieur et
se rend responsable des dommages matériels ou autres causes lors de lutilisation.
Toutes poursuites, actions, reclamations ou amendes de toute nature, demeurent en
entier la responsabilité du locataire.
f) Permis de boisson: Le locataire qui exploite un bar afin de vendre ou servir des
boissons alcoolisées lors d'une activité devra obtenir un permis de boisson aupres du
ministere de la Justice et de la Sécurité publique. La consommation d'alcool est
strictement défendue a l'extérieur.
g) Interdiction de fumer ou vapoter : Il est strictement interdit de fumer ou vapoter dans
tous les locaux municipaux. Tout locataire ayant loué une salle est responsable de
faire respecter la loi concernant la consommation du tabac.
h) Interdits : D'installer des clous, broches, crochets, vis, rubans adhésifs, punaises,
colles ou autres matériels pouvant endommager les murs et plafonds. Cependant, la
gommette est permise.
i) Utilisationdes clés : seul le signataire du contrat de location a le droit d'utiliser les clés
de la salle. Ne pas donner le code d'accés ou la clé a d'autres personnes sans avoir
d'abord avisé et demandé la permission a l'administration municipale.
j) Utilisation prise électrique : Une demande d'utilisation de prise de courant doit étre
fait par le locataire. Cette demande devra comprendre le type d'équipement et
l'emplacement du matériel.
k) Réservation limitée : Une salle ne peut étre réservée plus d'un an a l'avance. La
municipalité respectera en tout temps la politique du premier arrivé, premier servi.
1) Bris: En cas de bris le locataire devra payer le cofit exact de réparation ou
remplacement.
m) Capacité : Le locataire s'engage a respecter la capacité de la salle louée. Celle-ci est
définie dans le contrat de location ou sur le permis de boisson émis par le ministere
dela Justice et de la Santé publique. La capacité de chaque salle se retrouve dans
annexe A du document suivant.
n) Salle du complexe d'urgence, quartier Saint-Léonard et Salle Municipale du quartier
de Sainte-Anne-de-Madawaska :
i. Les utilisateurs ne peuvent pas se stationner a l'avant du batiment, puisque
cette section est réservée aux pompiers et employés de la municipalite.
ij. Il est strictement interdit d'aller ailleurs que dans les espaces dédiés a la
location (qui comprend : salle, cuisinette, salles de toilette).
4. Entretien ménager
a) Entretien des lieux : L''ameublement (tables, chaises) mis a la disposition du locataire
devra étre nettoyé et rangé.
b) Déchets : L'utilisateur et/ou le locataire des lieux doit obligatoirement ramasser les
déchets (verres, bouteilles, nappes jetables, ballons, décorations, etc.) et en disposer
dans les récipients a l'extérieur a cet effet.
c) Nettoyage : Le nettoyage des lieux n'est pas inclus. Le locataire devra s'assurer de la
propreté des lieux une fois l'activité terminée. Ceci inclut la salle, les toilettes et la
cuisine (si utilisée). Si le ménage n'est pas conforme a ce réglement, le depdt de
$200.00 ne sera pas remboursé. Dans le cas ou le dépét a été annulé et que le
ménage n'a pas été fait. L'administration facturera un frais de 200$ au locataire pour
le non-respect de la politique.
En cas d'annulation
Une annulation doit étre effectuée 7 jours avant la tenue de l'événement. Sinon, le dépét
de garantie exigée auprés du signataire du dit contrat sera retenu en fotalité par la
municipalite.
Priorité
La municipalité donne priorité a l'utilisation de ses locaux aux activités ou besoin
municipaux. La municipalité se réserve le droit d'annuler un contrat de location de salle
lors de cas particulier.
Exception
Le conseil se réserve le droit de traiter toute demande de fagon particuliére.
Tarification
Gratuité / coats réduit
Les salles municipales sont offertes aux couts réduits de 50% aux employés, pompiers,
conseillers conditionnellementa leurs disponibilités, et ceci pour des activités familiales.
Si un individu Joue la salle autre que pour une activité familiale, celui-ci se verra perdre
son tarif réduit pour toute location future.
Les organismes qui désirent avoir une des salles gratuitement devront remplir le
formulaire de demande de dons. Cette demande devra étre faite un minimum de 30 jours
avant la date réservée.
Un organisme communautaire a but non lucratif ne peut pas parrainer une activité
lucrative A moins qu'il en retire tous les bénéfices sans exception. La municipalité se
réserve le droit de requérir de l'organisme un rapport et/ou bilan de l'activité.
Coiut de location :
Nom de la salle
Dome du C.M.E.D. (Sainte-Anne) 450 pers. 500 $
Salle des pompiers (Sainte-Anne) 100 $
Salle Municipale (Sainte-Anne} 240 pers. 2005
Pavillon Percy Mockler (Saint-Léonard) 450 pers. 5005
Salle du complexe d'urgence (Saint-Léonard) 1005
Bar de l'aréna (Saint-Léonard) 100$
Sous-sol des bureaux municipaux (Saint-Léonard) 100 $
*Capacités sujettes 4 changement selon les détails de I'événement, contactez-nous pour plus de détails.
Abrogation
La présente politique abroge la politique no. 07-2023-A.
Lise Roussel, Maire André Thériault, D.G. et Greffier